cara membuat mail merge
Artikel cara membuat mail merge | Carapedi.id

Mudah! Begini Cara Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013

Diposting pada

Cara membuat mail merge banyak di cari oleh orang karena memiliki manfaat yang luar biasa. Dimana dengan menggunakan mail merge ini kita bisa mengirim 1 pesan email ke banyak email sekaligus. Teknik ini biasanya di gunakan untuk melakukan promosi produk dengan menawarkannya menggunakan database email.

Disamping itu, amil merge juga sering di gunakan untuk membuat sertifikat, label dan amplop dengan mudah.

Apa itu mail merge?

Secara definisi, mail merge dapat diartikan sebagai sebuah sistem komputer yang diperuntukkan untuk mengirim surat kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat saja.

Secara teknis, ketika anda membuat mail merge maka anda membutuhkan 2 file untuk membuatnya yaitu:

  1. File surat
  2. Database email atau data tujuan pengiriman surat

Dalam definisi lain, mail merge juga di artikan sebagai penggabungan 2 dokumen menjadi satu dokumen saja.

Manfaat dan kegunaan mail merge

Dilihat dari sisi manfaatnya sendiri mail merge juga memiliki banyak sekali manfaat terutama dalam dunia surat menyurat. Nah beberapa manfaat mail merge diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Dapat mengirimkan 1 surat kepada banyak penerima
  2. Dapat mengirim surat ke banyak orang dalam waktu yang relatif lebih singkat
  3. Lebih efektif dan efisien mengirim surat ke banyak kontak
  4. Bisa di gunakan untuk membuat label
  5. Bisa di gunakan untuk membuat sertifikat
  6. Bisa di gunakan untuk membuat undangan

Tipe dokumen yang di gunakan untuk membuat mail merge

Setidaknya ada 2 tipe dokumen yang di gunakan dalam proses pembuatan mail merge, diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Dokumen master yaitu merupakan dokumen utama yang isinya berupa data untuk semua penerima
  2. Data source yaitu merupakan sebuah dokumen yang isinya berupa data khusus untuk masing-masing penerima seperti data nama dan alamat penerima. Data source ini bisa berupa file excel, acces, kontak pada outlook dan lainnya

Tipe data yang akan digunakan

Pada tutorial kali ini saya akan menggunakan data source di excel. Dengan alasan sebagai berikut:

  1. Lebih mudah dalam mengontrol dan menambah data baru pada dokumen
  2. Lebih mudah ketika membaca data yang sudah kita buat, sehingga jika terjadi kesalahan maka kita dapat memperbaiki nya dengan mudah
  3. Mempermudah memindahkan data dari lembar kerja yang satu ke lembar kerja lainnya

Langkah-langkah cara membuat mail merge

Untuk anda yang belum memahami bagaimana cara membuat mail merge, berikut ini saya berikan detail langkah per langkahnya secara detail agar anda bisa dengan mudah memahaminya.. Silahkan simak dan pelajari langkah berikut ini:

A. Langkah 1 membuat data source

Langkah pertama silahkan anda buat terlebih dahulu data source nya dengan menggunakan microsoft excel.

  • Buat data nama
  • Buat data alamat

Contoh:

NamaAlamat
AnitaBandung
AgusSurabaya
BudiSalatiga
AdreaYogya
DirkaSleman

B. Langkah 2 membuat dokumen master surat

Pada langkah 2, silahkan anda buat dokumen master surat nya dengan menggunakan microsoft Word.

  • Buka microsoft Word di laptop atau komputer anda
  • Buat dokumen master surat seperti yang saya contoh kan di bawah
  • Simpan dengan nama “mater surat”
  • Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat
  • Jangan tutup dokumen ini

Contoh:

cara membuat mail merge
Ini adalah contoh dokumen master surat di microsoft Word

C. Langkah 3 menggabungkan data source dengan master surat

Jika data source dan master suratnya sudah jadi, tinggal kita gabungkan kedua nya menjadi satu. Cara nya sangat mudah, silahkan ikuti saja langkah-langkah berikut:

  • Pada halaman Word tadi silahkan anda klik tab mailings> grup start mail merge> klik start mail merge
cara membuat mail merge
Tab mailings Word 2010
  • Pilih dan klik data source
  • Pada tab mailings> start mail merge> klik pada select receipents
  • Klik using list
  • Cari dokumen pada atau data surat pada menu select data source
  • Klik open untuk menampilkan kotak dialog select table
  • Kemudian di kotak dialog select table pilih dan klik lemabr kerja yang berisi sumber data
  • Pastikan kotak first row off data contains column header tercentang
  • Klik oke
  • Selanjutnya kita akan tempatkan data masing-masing tempat
  • Tempatkan kursor pada bagian bawah tulisan “Kepada Yth”
  • Klik mailings tab> grup write and insert file> klik insert merge filed> pilih nama
  • Silahkan atur format suratnya sesuai dengan yang anda inginkan

D. Langkah 4 simpan dan cetak mail merge

Setelah data source dan master surat di gabungkan hingga sudah di tentukan format nya selanjutnya tinggal anda simpan dan cetak mail merge nya. Caranya bisa anda ikuti seperti pada langkah berikut ini:

  • Klik tombol finish anda merge
  • Pilih print documents, akan muncul 3 opsi
    • All: untuk mencetak semua surat yang sudah di buat
    • Current record: untuk mencetak surat pada halaman yang aktif saja
    • From to: untuk mencetak halaman mulai dari halaman tertentu ke halaman tertentu
  • Silahkan isi sesuai dengan keinginan anda
  • Klik oke

Kesimpulan

Nah dari uraian cara membuat mail merge di Word di atas, dapat kita simpul kan bahwa membuat mail merge itu ada 4 langkah yaitu:

  1. Membuat data source
  2. Membuat master surat
  3. Menggabungkan data source dengan master surat
  4. Mencetak mail merge yang sudah di buat

Bagaimana? cukup mudah bukan? Silahkan anda coba dan praktek sendiri.

Gambar Gravatar
Penulis, Blogger dan penikmat film action